Groupe de travail interAMAP Béarn : Outil de gestion informatisée
Compte rendu de la réunion du 20 septembre 2016 à la Pépinière (PAU)
OJ : échange sur les tests d’amapj (voir https://www.amap-bearn.fr/utiliser-amapj/) et suites à donner
Participants : Félix : AMAP Pau Tiron – Annie, Françoise et Didier : AMAP Bizanos – Nathalie, Monique, Bernard : AMAP Luy de Béarn – Nicolas : AMAP Gelos – Brigitte et Emmanuel : AMAP Lescar – Elodie, Monique, Sylvaine : AMAP Pau Pépinière – Bruno, Jean-Pierre, Marie-Laure : AMAP Bernadets – Perrine : CIVAM
Excusés : AMAP Artigueloutan, AMAP Mourenx Lagor, AMAP Orthez, AMAP Sauveterre, AMAP Nay Ouest, AMAP Ousse, AMAP Pau Las Branas, AMAP Arbus, AMAP Billère, AMAP Jurançon, AMAP Pau Grand Cèdre
1/ Présentation de l’objet de la réunion, du groupe de travail issu de l’inter AMAP Béarn et de l’hébergement
Pour suivre les comptes rendus des précédentes réunions consulter le site amap-bearn.fr (rubrique Archives)
Deux AMAP en Béarn fonctionne déjà avec AMAPJ, Jurançon et Monein.
Emmanuel le développeur d’AMAPJ (amapien de la Drôme) a proposé une nouvelle version suite aux retours de tests.
Cette nouvelle version a été mise à jour sur le serveur hébergeant les instances AMAPJ des AMAP du Béarn en tests par un bénévole amapien.
L’infrastructure ainsi développée est mise à disposition par le CIVAM depuis sa création début 2016. En 2017, comme cela a été mentionné dans le compte-rendu précédent, le CIVAM proposera des hébergements de l’ordre de 50 €/an. Le CIVAM proposera également aux AMAP qui le souhaitent d’héberger leurs sites web (à partir d’une infrastructure existante) et de disposer de listes de diffusion pour gérer les envois d’e-mails en nombre.
2/ Un tour de table est fait sur les tests AMAPJ en cours et les démarrages de nouvelles saisons de contrats
Pau Tiron : Débute avec AMAPJ.
Bizanos : Manque de visibilité pour adapter les contrats au logiciel.
Pau Pépinière : Galère avec les contrats papiers dans le renouvellement de contrats en cours, souhaite utiliser AMAPJ.
Luy de Béarn (Serres-Castet) : A l’issue d’une matinée de travail des référents de l’AMAP chez l’un d’entre eux, l’ensemble des contrats sont prêts et un message aux adhérents a été rédigé pour démarrer la nouvelle saison (novembre 2016 – mai 2017) avec AMAPJ. Pour la transition du contrat papier à la dématérialisation, le choix a été fait de proposer l’impression des contrats à chaque adhérent pour cette saison aussi.
Gelos : Les référents se sont réunis et ont décidé de retarder le démarrage avec AMAPJ. Ils ne se sentent pas tous prêts. AMAPJ est apprécié pour son ergonomie.
Bernadets : Comme l’AMAP de Gelos, ils retardent de six mois la bascule sur AMAPJ pour prendre le temps d’informer et de préparer les adhérents.
Lescar : Démarre en octobre. 3 tutos ont été réalisés et mis à disposition sur le site amap-bearn.fr : 1 pour les adhérents, 1 pour les référents et la modification des contrats, 1 pour les référents et la remise de chèques.
Des éléments techniques échangés et des améliorations proposées ressortis sur AMAPJ
– Difficultés concernant les contrats réguliers, il faut renseigner les dates de livraisons, préciser aux amapiens de dupliquer la première ligne. Nous restons bien dans le cadre de l’AMAP et d’un contrat d’engagement.
– Il n’est pas possible de gérer la caisse de l’AMAP et son compte bancaire.
– Problème d’affichage des fenêtres suivant la taille du contrat. Il arrive que l’on ne voit pas le bouton « continuer ». → essayer « ctr – » ?
– Si l’on avance une date de livraison, la date des remises de chèques restent identiques.
– Il n’est pas possible d’imprimer le récapitulatif des livraisons du jour par l’adhérent. → si, c’est possible, il faut aller dans les paramétrages
– Il ne faut pas modifier un contrat à partir de la fiche de la saison précédente, car les dates de remises de chèques restent liées à ce dernier et ne sont pas modifiables.
– Il existe plusieurs fréquence répertoriées pour la constitution des contrats mais pas celle d’une fois toutes les 3 semaines.
– Les producteurs doivent être créés comme utilisateurs du site de l’AMAP.
– L’adhésion est mentionnée et payée « virtuellement » sur le site. Au trésorier de récolter les adhésions et de valider les paiements.
– Les mentions des numéros de chèques sont abandonnées pour certains. Il faut peut-être demander aux fraudes si les numéros de chèques doivent être répertoriés avec les contrats AMAP.
Il est possible de créer des accès « invités » aux instances AMAPJ, pour observer les contrats les uns des autres.
Les administrateurs des instances AMAPJ reçoivent une fois par semaine une sauvegarde de leur base de données par mail. A chacun de s’organiser pour les conserver régulièrement pour les avoir en cas de problème.
3/ Les suites à donner
Inter AMAP Béarn – samedi 3 décembre 2016 – de 9h30 à 13h
– Présentation de la restitution du groupe de travail sur AMAPJ
– Intervention des AMAP qui le souhaitent : Jurançon, Monein, Lescar, Serres-Castet … ?
– Exemples pratiques : comment créer un utilisateur, un adhérent, un contrat …
A l’issue de l’inter AMAP, nous proposerons, pour les AMAP et les référents qui le souhaitent, des formations courant 2017 par demi-journée (exemple : samedis matin).
Objectif : se former à l’utilisation d’AMAPJ pour le mettre en place sur son AMAP
Intervenants : des amapiens « formateurs » issus des AMAP l’utilisant déjà
Logistique : CIVAM
Invités : les producteurs pour leurs avis et participations à ces évolutions
4/ Points divers
Suite à la demande d’un des participants, un tour de table est fait sur le choix des adhésions au sein des AMAP :
– elle est annuelle, semestrielle ou tri-annuelle
– de 2 à 6 €
– utilisée pour les pots, les impressions, les déplacements dans les fermes, les assurances (la SMACL est évoquée, le statut d’AMAP collégial