Compte rendu de la réunion Inter AMAP Béarn du 7 Juillet 2016

Groupe de travail interAMAP Béarn : Outil de gestion informatisée
Compte rendu de la réunion du 7 Juillet 2016 au CIVAM

OJ : échange sur les tests d’amapj (voir
http://www.amap-bearn.fr/utiliser-amapj/)

Participants :
Françoise et Didier, AMAP Bizanos
Michel et Jean-Louis AMAP Gelos
Domi et Bernard AMAP Luy de Béarn
Brigitte et Emmanuel AMAP Lescar
Sylvaine AMAP Pau Pépinière
Perrine CIVAM

1/ Un tour de table est fait sur les points positifs et les problèmes
rencontrés lors des premiers tests :

Lescar : Tests satisfaisants sur les contrats réguliers, irréguliers,
ponctuels
Problèmes rencontrés
– Gestion des chèques (Activer Banque, n° de chèques dans les
paramètres) : c’est seulement le référent qui peut saisir le numéro des
chèques. Il faudrait que cela puisse être chaque adhérent.
– Souhait de disposer d’un tableau donnant les produits par producteur
avec les prix. A voir si possible avec éditions spécifiques.
– Envoi de mail : quel mail ?? Envoi de copie d’écran sur ce pb à
envoyer à la liste des testeurs
L’envoi en nombre nécessite la création d’une liste de diffusion. Pour
créer les contrats on rentre les utilisateurs du site qui sont les
adhérents et les producteurs. Sont-ils différentiables dans l’envoi de
mail ?
– Erreur quand le producteur veut télécharger le total des paiements et
que l’ensemble des chèques a été remis, le montant restant à payer est
faux : il est toujours égal à la valeur de la 3ème remise. Là aussi
copie d’écran à envoyer à la liste des testeurs (reçu le 18/7 sur la
liste voir ci-dessous).

Gelos : Test satisfaisant
– Gestion des congés : L’AMAP de Gelos permet deux semaines de
« congés ». Il faut signifier le nombre de semaines acceptés et donc le
nombre de « 0 » possible à mettre par contrat. Le référent doit
contrôler ensuite.
L’AMAP de Gelos permet aussi de récupérer cette livraison « manquée »
soit en doublant une des autres livraisons, si le producteur est
d’accord, soit avec une livraison de rattrapage si le producteur est
d’accord. A gérer aussi par le référent.
– Il est aussi possible d’ajouter un produit sur une livraison future,
mais c’est au référent de gérer le problème du paiement supplémentaire
occasionné. Cela nécessite de laisser le contrat « ouvert » jusqu’à une
date définie.
– Problème du nom des titulaires de comptes et rapprochement avec le
contrat : c’est un problème récurrent pour tous.
– Il est possible de rajouter une ou plusieurs dates de livraisons lors
de la préparation du contrat et de déplacer des dates de livraison en
cours de contrat.

Luy de Béarn : Test intéressant, réalisé à plusieurs. Outil convivial.
– Dates de permanences aux livraisons : possibilité d’imposer une date
à chaque adhérent (l’AMAP de Jurançon le pratique) ou de les gérer via
un référent responsable. Dans la formule imposée et en cas d’abscence
comment fait-on pour procéder au changement de date de permanences ?
– Pas de liste générale de pointage telle qu’utilisée aujourd’hui sur
l’AMAP. Est-elle si utile que cela ?
– Pas de format au numéro de téléphone : en fait, il est possible de les
saisir par chaque adhérent et de les modifier pour les mettre au bon format.
– L’impression des contrats par l’adhérent n’est pas possible, seul le
référent peut les impriner. Sur ce point une discussion et un
« référendum » avec pour conclure à l’ unanimité des présents sans
abstension :

La règle est que les contrats ne sont pas imprimés (dématérialisation1
ou « imprexit »).
Si un amapien le demande, le référent du contrat lui envoie son contrat
en pdf par mail et l’adhérent se l’imprime ou se le sauvegarde sur son ordi.

Pau pépinière : Pas de test de contrats. Inscriptions de tous les
référents de l’AMAP et réglage des paramètres généraux.

Bizanos : Problème sur les coches possibles ou pas pour chaque livraison
de produits. Nous savons des réunions précédentes que l’AMAP de Jurançon
informe de la nécessité de remplir toutes les lignes des livraisons et
que cela est respecté et ne pose pas de problème.

Se rappeler que : lorsque nous sommes connectés en tant
qu’administrateurs, nous voyons plus (+) de menus sur l’interface que si
nous sommes connectés simplement en tant qu’adhérent.

2/ Formation :
Il sera proposé des formations par demi-journée pour les référents des
AMAP qui utiliseront AMAPJ avec des « formateurs » issus des AMAP tests.
Le CIVAM propose sa logistique et que les producteurs soient invités à
participer à ses formations pour permettre une mise en place coordonnée,
favoriser les échanges sur le fonctionnement … Cela pourrait être le
samedi.
Le CIVAM proposera aussi un hébergement des instances AMAPJ pour 50
€/an. D’autres prestations pourront être proposées comme l’hébergement
de site et de listes de diffusion.

3/ Prochaine réunion : le mardi 20 Septembre à 20h30 au CIVAM ou au
centre social La Pépinière
Certaines AMAP ayant décidé d’utiliser AMAPJ dès la prochaine saison, il
convient de caler nos retours des tests plus approfondis. Le CIVAM
continue de mettre à disposition les hébergements des instances tests à
titre gracieux pour 2016.

AMAPJ pour nous est une façon de pérenniser nos AMAP et d’impliquer plus
de temps à la convivialité qu’à l’administratif.

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